La Sécurité Automobile

DECLARATION DE PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Date de dernière modification : 10 janvier 2023

Cette déclaration a pour but de vous informer de la façon dont la Sécurité Automobile s.a., BE 0443.506.962, rue Lieutenant Lotin, 21 à 1190 Bruxelles (ci-après « la SA ») collecte vos données personnelles, les utilise et les conserve.

1. Le responsable du traitement de vos données et son DPO

La SA est une entreprise de droit privé chargée d’une mission d’intérêt public de contrôle technique des véhicules et de gestion des examens théoriques et pratiques de permis de conduire. Elle traite dans ce cadre un grand nombre de données personnelles pour les finalités détaillées ci-dessous. La SA est le Responsable de traitement de ces données.

La SA a nommé un Délégué à la Protection des Données qui est joignable via l’adresse email : dpo@s-a.be.

2. Quelles données nous traitons, pourquoi et combien de temps

La Sécurité Automobile est une entreprise spécifiquement agréée pour le contrôle technique des véhicules, conformément à l’Arrêté royal du 23 décembre 1994 portant détermination des conditions d’agrément et des règles du contrôle administratif des entreprises chargées du contrôle des véhicules en circulation [M.B. 30-12-1994].

Les données communiquées par le SPF Mobilité et Transports sont issues de la Banque Carrefour des Véhicules. Ces données sont initialement collectées par la Direction Circulation Routière – DIV lors de l’immatriculation de chaque véhicule. Vos données à caractère personnel sont traitées en vue d’exécuter la mission de service public de contrôle technique des véhicules ; – Pour permettre la fourniture de services supplémentaires, ainsi que la prise de rendez-vous pour 'un contrôle technique (particuliers et professionnels) ; – Pour délivrer les documents officiels prévus par la règlementation, ou de procéder à leur rectification ; – Pour permettre l’envoi des convocations pour le contrôle technique.

Les entreprises chargées du contrôle technique des véhicules sont associées au fonctionnement de la Banque Carrefour des Véhicules, en vertu des articles 13 et 14 de la Loi du 19 mai 2010 pour la création de la Banque Carrefour des Véhicules [M.B. 28-06-2010], ainsi que des articles 4, 5 et 7 de l’Arrêté royal du 8 juillet 2013 portant exécution de la Loi du 19 mai 2010 portant création de la Banque-Carrefour des Véhicules [M.B. 22-08-2013]. Notre entreprise est considérée comme source authentique (collecte primaire) pour les données suivantes : les données mentionnées sur le certificat de visite ; les données mentionnées sur le rapport occasion ; les données mentionnées sur le document : « inspection visuelle du véhicule».

Notre entreprise est également spécifiquement agréée, conformément aux dispositions de l’Arrêté royal du 23 décembre 1994 précité et de l’Arrêté royal du 15 mars 1998 relatif au permis de conduire [M.B. 30-04-1998], pour l’organisation et l’évaluation des examens théoriques, pratiques et d’aptitudes professionnelles en vue de l’obtention du permis de conduire, tels que prévus par la Loi du 16 mars 1968 relative à la police de la circulation routière [M.B. 27-03-1968]. Les données traitées dans le cadre de cette mission sont issues de la Banque Carrefour des permis de conduire (initialement collectées par le SPF Mobilité et Transports – Direction générale Transport routier et Sécurité routière).

Vos données sont traitées afin : – D’organiser et faire subir les épreuves théoriques, pratiques et d’aptitudes professionnelles prévues par la règlementation en vue de l’obtention du permis de conduire. – De délivrer tous documents officiels prévus par la règlementation ; – De procéder à la rectification, le cas échéant, des documents délivrés par nos soins. – De convoquer, à la demande de l’Autorité, toute personne devant présenter des examens de réintégration dans le droit de conduire suite à la prononciation d’une peine de déchéance. – D’alimenter, au titre de source authentique, la Banque carrefour des permis de conduire, concernant les données relatives aux examens subis en vue de l’obtention du permis de conduire et du certificat d’aptitude professionnelle, conformément à l’article 10 de l’Arrêté royal du 18 novembre 2011 relatif à la banque-carrefour des permis de conduire [M.B. 08-12-2011].

La collecte de données à caractère personnel peut se faire via divers canaux : par exemple, lors du passage de votre véhicule en station ou lors de votre passage au sein d’un centre de permis, par téléphone via le service clientèle, par écrit via les formulaires électroniques de contact, de rendez-vous et de réclamation.

Enfin, nous pouvons collecter vos données à caractère personnel lors d’un entretien téléphonique avec le service clientèle ou lorsque vous nous les communiquez par notre site internet, demandez des informations, ou émettez une réclamation. Vos données de facturation et de paiement sont aussi conservées. Les données à caractère personnel, recueillies via les différents canaux, sont utilisées dans le cadre des missions de service public décrites précédemment et de manière plus générale, pour vous fournir les services ou informations demandés, pour la gestion des litiges et contentieux, pour la détection de toute fraude ou infraction au niveau de la règlementation applicable ou envers La Sécurité Automobile, ses employés, ses clients ou ses fournisseurs, pour améliorer la qualité des services, ainsi que pour le planning et l’organisation globale de nos sites et infrastructures. Lesdites données à caractère personnel ont vocation à être utilisées par nos services internes et, le cas échéant, à être communiquées aux autorités compétentes.

En résumé, la SA traite vos données personnelles pour les finalités détaillées ci-dessous, justifiées par les bases légales suivantes :

Finalité	Base juridique	Justification de l’intérêt légitime ou référence légale	Données traitées	Catégories de personnes concernées	Source (si pas de collecte directe auprès de la personne concernée)	Destinataires	Transferts hors de l’Espace économique européen	Conservation
Gestion des examens théoriques de permis de conduire (et envoi à la Banque Carrefour des permis de conduire)	Mission d’intérêt public	Références légales : AR du 23 mars 1998 sur le permis de conduire + art. 3.1.1. de l’Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 29 mars 2018 (permis B)	Données d’identification, de contact, examen, résultats	Candidats	- SPF mobilité	- SPF mobilité - commission de recours en cas de recours - communes	non	Les résultats sont conservés conformément aux obligations légales et aux instructions de la Région de Bruxelles-Capitale
Gestion des examens pratiques de permis de conduire (et envoi à la Banque Carrefour des permis de conduire)	Mission d’intérêt public	Références légales : AR du 23 mars 1998 sur le permis de conduire + art. 3.1.1. de l’Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 29 mars 2018 (permis B)	Données d’identification, de contact, examen, résultats	Candidats	- SPF mobilité	- SPF mobilité - commission de recours en cas de recours - communes	non	Les résultats sont conservés conformément aux obligations légales et aux instructions de la Région de Bruxelles-Capitale
Délivrance ou rectification des documents officiels prévus par la législation concernant les permis théoriques et pratiques	Mission d’intérêt public	Références légales : AR du 23 mars 1998 sur le permis de conduire + art. 3.1.1. de l’Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 29 mars 2018 (permis B)	Données d’identification, résultats	Candidats	- SPF mobilité	- SPF mobilité (qui met les données à la disposition des communes)	non	Les documents sont conservés conformément aux obligations légales et aux instructions de la Région de Bruxelles-Capitale
Rappel des rendez-vous aux examens pratiques (par SMS)	Intérêt légitime de la SA	Bonne gestion des rendez-vous	Identification, dates d’examen, numéro de téléphone	Candidats	N/A	N/A	non	Non conservé
Envoi de convocation pour les examens de réintégration au permis de conduire	Mission d’intérêt public	Article 69§6 de l'AR 23/03/1998	Identification, données de contact, éventuellement les raisons de la déchéance si cela est nécessaire pour une attention particulière lors du passage de l’examen	Personnes déchues du permis de conduire	Parquet	Service d’imprimerie, Information sur la réussite est envoyée au Parquet et au greffe (article 69§6 de l'AR 23/03/1998)	non	Archivage informatique conformément aux obligations légales et aux instructions de la Région de Bruxelles-Capitale
Envoi des convocations au contrôle technique	Mission d’intérêt public	Art. 4 de l’A.R. du 23 décembre 1994	Données d’identification personnelles, données de contact, données du véhicule, plaque d’immatriculation, date de validité du certificat	Titulaire de la plaque du véhicule de la zone	D.I.V. SPF mobilité	Service d’imprimerie, D.I.V. SPF mobilité	non	2 ans
Gestion des rendez-vous aux contrôle technique	Mesures précontractuelles	N/A	Identification, données de contact, plaque d’immatriculation, heure et lieu de rendez-vous	Clients prenant rendez-vous via le site web ou par téléphone	N/A		non	Tant que le compte d’inscription existe Max. 10 ans après la dernière utilisation du compte
Contrôle technique des véhicules, gestion du contrôle et Délivrance ou rectification des documents officiels prévus par la règlementation	Mission d’intérêt public	A.R. du 23 décembre 1994	Identification du titulaire de la plaque, toutes les vérifications faites sur le véhicule	Titulaires des plaques	N/A	- Sous-traitants techniques (logiciels de suivi des contrôles) - Carpass (kilomètres) - SPF mobilité - Service Public Régional de Bruxelles - Informex (si le véhicule est accidenté) - autres stations de contrôle technique		Archivage des documents qui sont en format papier : 18 mois Archivage électronique conformément aux obligations légales et aux instructions de la Région de Bruxelles-Capitale
Gestion de la base de données des fournisseurs	Mesures contractuelles	N/A	Identification, données de contact	Personnes de contact chez les fournisseurs	N/A	Comptable	non	Mise à jour des données si la personne de contact change. Le contrat est gardé pendant 5 ans après la fin du contrat.
Utilisation de cookies (site web)	Intérêt légitime	Bon fonctionnement et sécurisation du site web	Adresse IP, langue	Visiteur du site web	N/A	Comptable	non	Voir la Politique sur les cookies
Sécurité physique des bâtiments par surveillance vidéo	Intérêt légitime	Protection des biens et des personnes de l’entreprise	Images vidéo	Visiteurs des stations	N/A	Police en cas d’infraction ou de plainte	non	1 mois
Information sur les files d’attente par webcam en ligne	Intérêt légitime	Demande de la Région de mettre en ligne les images des files d’attente en station (extérieur)	Images vidéo	Véhicules des visiteurs de station dans la file d’attente	N/A	Visiteurs du site web	non	Temps réel, pas de conservation ultérieure
Répondre aux questions posées via le site internet ; fournir les informations demandées	Intérêt légitime	Bonne gestion des questions posées par des internautes via le formulaire de contact sur le site internet ; ou par le service clientèle	Identification, sujet de la demande, adresse email, pièce jointe éventuelle, éventuellement le numéro de téléphone	Internautes ; personnes formulant une demande	N/A	Services internes	non	3 ans
Gestion de la facturation et des payements	Obligation légale	Lois comptables et fiscales	Payements, identification, données de facturation	Clients	N/A	Services internes, comptable	non	10 ans
Gestion des litiges	Intérêt légitime	Gestion des litiges de la SA avec des tiers	Identification, réclamation, preuves	Tiers	N/A	Avocats, autorités administratives et judiciaires	non	5 ans après la fin du litige ; conservation d’un résumé en archives
Détection et gestion de toute fraude ou infraction au niveau de la règlementation applicable ou envers la SA, ses employés, ses clients ou ses fournisseurs	Intérêt légitime	Bonne gestion des services	Identification, toute donnée communiquée ou légalement détenue par la SA	Personnes suspectées de fraude	Données détenues par la SA	Avocats, police, autorités administratives ou judiciaires	non	5 ans après la fin du litige ; conservation d’un résumé en archives

Plateforme de rendez-vous

De manière plus détaillée, en ce qui concerne notre plateforme de prise de rendez-vous, la Sécurité Automobile traite les données de la manière suivante :

a) Service de rendez-vous pour le contrôle technique

Les données communiquées par le client et se rapportant au véhicule sont vérifiées à l’aide des informations contenues au sein de la Banque Carrefour des Véhicules et communiquées par le Service Public Fédéral Mobilité et Transports. Ces données sont initialement collectées par la Direction Circulation Routière – Direction Immatriculation des Véhicules lors de l’immatriculation de chaque véhicule. Vos données à caractère personnel sont traitées en vue de : – Permettre la prise d’un rendez-vous, faciliter les opérations de contrôles techniques, améliorer la fluidité et diminuer le temps d’attente en nos stations. – Identifier de manière univoque le véhicule et vérifier sa correspondance avec les informations contenues au sein de la Banque Carrefour des Véhicules (n° de plaque d’immatriculation, n° de châssis, date de première mise en circulation, etc.). – Contacter le client, afin de confirmer l’effectivité du rendez-vous et de fournir toutes les informations pratiques nécessaires. – Prévenir le client professionnel par le biais d’une newsletter en cas de fermeture de notre station / ligne de rendez-vous suite à des circonstances imprévues et totalement indépendantes de notre volonté. – Réaliser une enquête afin de mesurer le taux de satisfaction de notre clientèle concernant l’ensemble de nos prestations, conformément aux exigences de la certification ISO 9001, ainsi qu’à notre politique de management de la qualité. – Permettre la réalisation de statistiques anonymes concernant le fonctionnement général de nos services. – Permettre la communication de toute information sur requête des Autorités compétentes. – Permettre la détection et la répression de toute fraude, ou permettre l’adoption de toute mesure ou l’introduction toute action jugée opportune suite à un comportement indélicat / inapproprié dans le chef de l’un de nos clients, au sein de l’une de nos stations.

Les données introduites sont conservées, afin de faciliter le remplissage ultérieur des champs et la constitution d’un historique de réservation, pendant une durée maximale de 10 ans à dater de la dernière utilisation de la plateforme.

b) Service de rendez-vous pour le permis de conduire

Les données traitées sont issues du Registre national (initialement collectées par le SPF Intérieur – Direction générale Institutions et Population), ainsi que de la Banque Carrefour des permis de conduire (initialement collectées par le SPF Mobilité et Transports – Direction générale Transport routier et Sécurité routière). Vos données sont traitées afin de : – Permettre la prise d’un rendez-vous pour les épreuves prévues par la règlementation en vue de l’obtention du permis de conduire. – Identifier de manière certaine le candidat. – Contacter le candidat, afin de confirmer l’effectivité du rendez-vous, de proposer un autre rendez-vous et de manière plus générale, de fournir toutes les informations pratiques nécessaires. – Réaliser une enquête, afin de mesurer le taux de satisfaction de notre clientèle concernant l’ensemble de nos prestations, conformément aux exigences de la certification ISO 9001, ainsi qu’à notre politique de management de la qualité. – Permettre la réalisation de statistiques anonymes concernant le fonctionnement général de nos services. – Permettre la communication de toute information sur requête des Autorités compétentes. – Permettre la détection et la répression de toute fraude, ou permettre l’adoption de toute mesure ou l’introduction toute action jugée opportune suite à un comportement indélicat / inapproprié dans le chef de l’un de nos clients, au sein de notre centre d’examens.

c) Accès aux données

L’accès aux données relatives aux clients est strictement limité au sein de La Sécurité Automobile S.A., aux seuls collaborateurs internes en charge de l’encodage, du suivi, de l’organisation et de la réalisation effective des rendez-vous. Ceux-ci sont contractuellement et légalement tenus de respecter la confidentialité des informations communiquées. Les données ne sont, en aucun cas, utilisées, ou cédées à des fins commerciales.

La Sécurité Automobile fait appel à un sous-traitant technique pour la gestion technique, évolutive et curative de sa plateforme.

3. Sécurité

La Sécurité Automobile prend des mesures de sécurité, qu’elles soient techniques, physiques ou organisationnelles afin de garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données relatives au candidat ou internaute. Elles visent également à protéger ces données contre la modification, l’accès par des personnes non autorisées, et tout autre traitement non autorisé, ainsi que contre la destruction non autorisée ou accidentelle et la perte accidentelle. Le client joue aussi un rôle important dans la sécurité des données qu’il fournit. Il doit à tout moment s’assurer de la confidentialité de son mot de passe et utiliser la procédure correcte pour ouvrir et fermer une session sur le site.

4. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Quels sont vos droits ?

Vous avez un droit d’accès à vos données, un droit de rectification (notez que les données pour les convocations au contrôle technique nous sont communiquées par la DIV. Si elles sont inexactes, c’est auprès de la DIV qu’il faudra demander une rectification), éventuellement un droit à l’effacement (notez que vous ne pourrez pas toujours obtenir l’effacement de données, car la Sécurité Automobile peut avoir une obligation de conserver vos données), à la limitation du traitement, un droit d’opposition et le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (l’Autorité de Protection des Données – www.autoriteprotectiondonnees.be).

Comment adresser votre demande ?

Adressez votre demande à l’adresse suivante : dpo@s-a.be en mentionnant clairement votre demande (une rectification de données, une demande de suppression, d’accès, etc.). Si elle n’a pas de certitude concernant votre identité, la SA pourra vous demander une preuve de votre identité. Toute demande d’image caméra devra se faire via les services de police.

Quand répondrons-nous ?

La SA s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois de la réception de votre demande concernant les droits décrits ci-dessus. Nous estimons le moment de la réception lorsque votre demande est complète, ce qui inclut la certitude de notre part concernant votre identité (éventuellement la réception d’une preuve de votre identité si nécessaire). Lorsque votre demande est complexe ou que vous nous faites de nombreuses demandes, cette période d’un mois peut éventuellement être prolongée de 2 mois. Nous vous informerons le plus rapidement possible d’une telle prolongation.

5. Modification de cette déclaration

Cette Déclaration peut être modifiée périodiquement pour refléter au mieux la politique de protection des données à caractère personnel de notre organisation. Nous ne vous en informons pas nécessairement au préalable. Vous trouverez la date de dernière modification en haut de cette page.